En Guatemala, el manejo de viáticos continúa siendo un desafío para muchas empresas, especialmente aquellas que cuentan con personal que viaja con frecuencia para atender clientes, supervisar proyectos o participar en capacitaciones. La práctica tradicional de entregar efectivo para cubrir estos gastos todavía es común, pero implica riesgos y desventajas que afectan tanto a la seguridad como a la eficiencia administrativa.
Según datos del Banco de Guatemala (Banguat), las operaciones con tarjetas de débito y crédito en el país crecieron un 19.7% entre 2022 y 2023, lo que refleja una tendencia hacia la digitalización de pagos. Este comportamiento también se traslada al sector corporativo, donde cada vez más organizaciones optan por medios electrónicos para asignar y controlar presupuestos.
Además, cifras del Instituto Nacional de Estadística (INE) muestran que más del 36% de los trabajadores formales realizan desplazamientos fuera de su lugar de trabajo principal al menos una vez al mes, generando gastos de transporte, alimentación y hospedaje que deben ser gestionados de manera segura y transparente.
La Tarjeta Monedero Empresarial surge como una solución a esta necesidad, ofreciendo un medio de pago que combina control, seguridad y trazabilidad en cada transacción. Su implementación permite reemplazar el efectivo por un sistema recargable que las empresas pueden gestionar desde cualquier lugar, asignando montos exactos para cada colaborador y monitoreando su uso en tiempo real.
Retos del Manejo Tradicional de Viáticos
El uso de efectivo para cubrir viáticos presenta varias limitaciones:
- Riesgo de pérdida o robo: El colaborador debe transportar dinero en efectivo durante sus desplazamientos, estando expuesto a diversos peligros en su camino.
- Falta de control inmediato: No existe una trazabilidad instantánea de los gastos realizados.
- Procesos administrativos lentos: Los reembolsos y conciliaciones contables suelen requerir más tiempo y papeleo.
- Posibles usos no autorizados: El efectivo no permite limitar de forma específica el destino de los fondos.
Estos problemas no solo afectan a las finanzas corporativas, sino que también impactan en la experiencia y seguridad de los colaboradores.
Ventajas de Usar una Tarjeta Monedero Empresarial
- Control total de los gastos: La empresa puede establecer límites diarios o totales de consumo, así como restringir los tipos de transacciones permitidas. Esto asegura que los fondos se utilicen únicamente para los fines previstos.
- Monitoreo en tiempo real: Las operaciones pueden ser revisadas de inmediato, lo que permite detectar y corregir desviaciones antes de que se conviertan en un problema mayor.
- Seguridad para el colaborador: El uso de la tarjeta reduce el riesgo asociado al manejo de efectivo y permite bloquear el acceso a fondos en caso de pérdida o robo.
- Optimización contable: Cada pago queda registrado de manera automática, facilitando la conciliación mensual y agilizando la auditoría interna.
- Flexibilidad de recargas: Los fondos pueden ser asignados antes o durante el viaje, de acuerdo con las necesidades específicas de cada desplazamiento.
Buenas Prácticas para su Implementación en tu empresa
- Definir políticas internas claras: Instruir a los colaboradores sobre los gastos permitidos y el uso correcto de la tarjeta.
- Ajustar límites según el viaje: No todos los desplazamientos requieren el mismo presupuesto; adaptar los montos evita sobreasignaciones.
- Revisar reportes de forma periódica: Un seguimiento semanal o quincenal ayuda a mantener el control y detectar irregularidades.
- Capacitar en educación financiera: Asegurar que el personal entienda la importancia del uso responsable de los recursos asignados.
En un entorno empresarial que demanda eficiencia, transparencia y seguridad, la Tarjeta Monedero Empresarial se convierte en una herramienta clave para optimizar la gestión de viáticos. Su implementación permite a las empresas reducir riesgos, agilizar procesos y contar con un registro claro de cada gasto. Adoptar este tipo de soluciones no solo mejora el control financiero, sino que también fortalece la confianza y seguridad de los colaboradores durante sus desplazamientos.
